Konferenssamordnare

Publiceringsdatum: 2025-10-10

Funderar du på att söka jobb inom administration, ekonomi, juridik? Folkhälsomyndigheten söker just nu efter en handläggare/utredare, offentlig förvaltning och du kan vara den de letar efter. Intresserade sökes för heltid-jobb hos Folkhälsomyndigheten - är du intresserad? De letar efter någon som vill jobba 6 månader eller längre.

Arbetsplatsen ligger nära tillhands om du är bosatta i Solna som är tjänsteorten. Om du tycker att det låter intressant att börja jobba hos Folkhälsomyndigheten i rollen som handläggare/utredare, offentlig förvaltning så har de just nu en ledig tjänst som skulle kunna vara en perfekt match för dig! Sista ansökningsdagen till jobbet som handläggare/utredare, offentlig förvaltning hos Folkhälsomyndigheten är söndag den andra november 2025.

Jobbannons

Folkhälsomyndigheten är en nationell kunskapsmyndighet som arbetar för bättre folkhälsa. Det gör myndigheten genom att utveckla och stödja samhällets arbete med att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot hälsohot. Vår vision är en folkhälsa som stärker samhällets utveckling.

Har du flera års erfarenhet av att samordna konferenser och har kunskap inom konferensteknik? Vill du arbeta brett med konferenser och event? Då har du möjlighet att använda och utveckla din kompetens hos oss!

Vad ska du jobba med?

Vi söker dig som kan arbeta med övergripande konferensstöd på myndigheten.

Som konferenssamordnare kommer du att ansvara för policies och riktlinjer för myndighetens konferenser. Du ska även skapa anmälningsformulär och lägga in information till webbaserade konferensappar samt sköta webbpublicering i kalendariet på vår webbsida. Vi arbetar i deltagarhanteringssystemet Trippus och webbverktyget Optimizely. Du kommer att upphandla varor och tjänster samt förvalta avtal så som streamingtjänster och extern eventbyrå.

Du kommer ge råd till våra kollegor på myndigheten som arrangerar konferenser och möten.  Bland annat kommer du stötta i val och användning av tekniska lösningar (Teams, Trippus, streaming, mikrofoner, presentationsutrustning m.m.), bidra till att utveckla interna checklistor och rutiner för konferensteknik samt samarbeta med IT-support för att säkra rätt teknik internt.

Att hantera utvärderingsenkäter och ta fram konferensmateriel ingår. Du kommer i vissa fall delta i arbetsgrupper för större konferenser.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter på enheten ingår även i din roll.

Vem söker vi?

Krav för anställningen:

• Minst 3 års erfarenhet av att planera och genomföra möten, konferenser eller events av varierande storlek och dignitet för externa deltagare.
• Erfarenhet av arbete i eventsystem (deltagarhantering, eventsidor, interaktion).
• Har samordnat teknikfrågor för konferenser och event.
• Erfarenhet av och kunskap om interaktiva möten och konferenser.

Utöver det ser vi dessa kompetenser, förmågor och erfarenheter som viktiga för att du ska trivas hos oss:

Mycket stor vikt läggs vid:

• Erfarenhet av arbete i eventsystemet Trippus.
• Personliga egenskaper som en god samarbetsförmåga, är ansvarstagande samt lösningsfokuserad. Du har ett helhetsperspektiv och ett gott bemötande.
• Mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.
• Mycket goda tekniska kunskaper – särskilt inom digitala mötesplattformar, konferensteknik/AV-teknik och hybridlösningar

Stor vikt läggs vid:

• Vana av arbete i olika administrativa system, till exempel webbpubliceringsverktyg, enkätverktyg.
• Kunskaper för att säkerställa tillgänglighet (digitalt och fysiskt).
• Goda kunskaper i engelska i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Office-programmen.
• Arbetat med konferensfrågor i offentlig sektor.

Vad gör enheten?

Enheten för kontorsservice och svarstjänst ansvarar för myndighetens kontor i Solna och Östersund, där vi bland annat har avtal för lokalvård, frukt, kaffemaskiner och kontorsmateriel samt ansvarar för vaktmästeri, post- och godsmottagning, bud och transporter.

Receptionen i Solna tar emot besökare och ansvarar för myndighetens växel, passerkort och säkerhetssystem. Enheten har en funktion för konferenssamordning och resebyråansvar.

Svarstjänst hanterar inkommande frågor till myndigheten via flera kanaler rörande flera verksamhetsområden.

Hur är det att jobba på Folkhälsomyndigheten?

Vi erbjuder utvecklande arbetsuppgifter där du kan påverka och göra skillnad. Oavsett vad du jobbar med är du med och bidrar till samhällsnytta. Det gör du tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor i stimulerande samarbeten. Folkhälsomyndigheten är en arbetsplats som strävar efter att ge lika möjligheter till alla och att vara fri från diskriminering. Myndigheten har sin verksamhet i Solna och Östersund.

Medarbetarskap och kultur på Folkhälsomyndigheten

Om anställningen

Du kommer att anställas som handläggare med placering på vårt kontor i Solna. Befattningen är ett vikariat på heltid på ett år. Tillträde sker snarast enligt överenskommelse. Resor förekommer i tjänsten.

Som anställd vid Folkhälsomyndigheten kan du komma att bli krigsplacerad. Vissa tjänster är placerade i säkerhetsklass där svenskt medborgarskap kan vara ett krav. Säkerhetsprövning kommer då genomföras i enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585).

På myndigheten kan det finnas möjlighet att teckna överenskommelse om distansarbete upp till 40 procent av din arbetstid.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Helena Nygren, telefon 010- 205 22 70.

Fackliga företrädare är för SACO Pi Zetterquist, telefon 010-205 22 95, och för OFR/S Jessika Spångberg, telefon 010-205 29 22.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss

Ansökan

Välkommen med din ansökan till befattningen som konferenssamordnare hos oss!

Vi har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. I stället ansöker du med ditt CV och genom att besvara urvalsfrågor. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess. Arbetspsykologiska tester och arbetsprov kan komma att användas som en del i rekryteringsprocessen.

Vänligen ladda upp relevanta examensbevis i samband med din ansökan.

Läs i ansökningsformuläret hur du går tillväga om du har skyddade personuppgifter.

Ansök senast 2025-11-02 via myndighetens webbplats.

Arbetsgivarens diarienummer: 04364-2025-2.1.1