Bemanningsadministratör på Hållbar bemanning!

Publiceringsdatum: 2024-03-25

Letar du efter anställning inom administration, ekonomi, juridik? Här är din möjlighet att bli en del av teamet hos Falu kommun genom att arbeta som administratör/administrativ assistent. Detta är ett jobb på heltid där Falu kommun letar efter någon under tills vidare.

Denna tjänst finns tillgänglig i Falun som är tjänsteorten. Falu kommun söker för närvarande efter en person att anställa inom administratör/administrativ assistent-branschen. Ta en titt på deras lediga tjänst för att se om något av dem passar just dig. Falu kommun letar efter erfaren administratör/administrativ assistent som kan ansluta till deras team. Sista ansökningsdag är söndag den sjunde april 2024.

Jobbannons

Vill du vara en del av ett dynamiskt team som spelar en avgörande roll i att säkerställa effektiv personalhantering och bemanningsprocesser? Vi letar efter en driven och organiserad bemanningsadministratör som kan hantera förmedlingen och bokningen av vikarier på ett effektivt sätt. Vi söker dig som har förmåga att prioritera de arbetsuppgifter som är viktigast samtidigt som du hjälper våra verksamheter utifrån deras behov med ett leende på läpparna. Hos oss är ingen dag den andra lik och du kommer få arbeta i ett team som alltid stöttar varandra.

Bemanningscenters uppdrag är att rekrytera och förmedla vikarier till flera verksamheter inom kommunen vid korttidsfrånvaro. Vi tillsätter dagligen vikarier till olika arbetsplatser inom flera välfärdsutövande verksamheter. Falu kommuns Bemanningscenter har sin organisatoriska tillhörighet vid Hållbar Bemanning på personalkontoret. Personalkontoret har till uppgift att samordna kommunens arbetsgivarfrågor och på kommunstyrelsens uppdrag leda projekt och driva frågor inom hela personalområdet. Personalkontoret har idag cirka 55 medarbetare.

Arbetsuppgifter

Som bemanningsadministratör kommer ditt huvuduppdrag vara att säkerställa att våra olika verksamheter alltid har tillgång till kompetenta och pålitliga vikarier när behov uppstår. Ditt arbete består dagligen av att förmedla och boka vikarier till våra verksamheter när ordinarie personal är frånvarande med stöd av verksamhetssystem. Du bemannar flertalet olika välfärdsyrken som exempelvis vårdbiträden, boendestödjare och barnskötare.

Arbetet är komplext och varierande då det innefattar många telefonsamtal med olika frågeställningar samtidigt som du ska lägga bemanningspusslet utifrån behov, tillgängliga vikarier och arbetsrättsliga regler. Vi är en stödfunktion och ska ge god service till våra chefer och andra personer ute på enheterna, då arbetet sker i nära dialog med dessa. Du kommer därmed att vara den primära kontaktpunkten för både vikarier och verksamheter, vilket kräver god kommunikationsförmåga och förmåga att hantera olika situationer på ett professionellt sätt. Du förväntas även vara aktiv och delaktig i utvecklingen av vår verksamhet då vi ständigt arbetar med förbättringsarbete. 

Kvalifikationer

För rollen krävs

• Genomförd gymnasieutbildning
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Mycket god dator- och systemkunskap
• Enligt arbetsgivaren relevant dokumenterad arbetslivserfarenhet, exempelvis erfarenhet som bemanningsadministratör gällande bemanning och vikarieförmedling eller erfarenhet som samordnare/gruppledare inom vård- och omsorgsverksamhet

Personliga egenskaper

För att du ska trivas i rollen krävs det att du har god förmåga att prioritera, är strukturerad och har ett metodiskt samt systematiskt arbetssätt. Som person är du serviceinriktad och kommunikativ där du har förmågan att vara tydlig vid förmedling av information. Du är stabil, har ett stödjande förhållningssätt och trivs i en dynamisk miljö med varierad arbetsbelastning. Det krävs god förmåga att ändra fokus och göra omprioriteringar när situationen kräver det. Du behöver ha ett helhetsperspektiv och kunna fokusera på lösningar istället för hinder för att ge den bästa servicen till våra kunder.

Du besitter förmågan att driva enskilda uppdrag och processer där du agerar på eget initiativ och tar ansvar för resultatet. Det är bra om du har drivet att vilja utveckla verksamheten och våra arbetssätt samt vågar tänka nytt och testa. Det är en liten arbetsgrupp som därmed kräver en god samarbetsförmåga samtidigt som du bidrar till konstruktivt teamarbete där ni gemensamt arbetar mot uppsatta mål. Vidare bör du trivas med och ha lätt för att arbeta med dator och telefon som främsta arbetsverktyg. 

Gruppdynamiken i arbetsgruppen är betydelsefull och därför kommer stor vikt läggas vid personliga egenskaper.

Meriterande kvalifikationer

• Det är meriterande om du har påbörjad eller avslutad akademisk utbildning inom personalvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Dokumenterad erfarenhet av att tidigare ha arbetat i systemet Medvind
• Goda kunskaper om arbetstidslagen

Anställningsvillkor

Tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse, tjänsten innefattar helgtjänstgöring. Provanställning kan komma att tillämpas.

Bifoga gärna utbildningsintyg i din ansökan då detta kommer efterfrågas om du blir aktuell för tjänsten. Alternativt lämnas intyg i samband med intervju.

Kontaktuppgifter

Kristina Berg, Bemanningschef för Hållbar Bemanning, tel. 023-86851, mail: kristina.berg@falun.se

Fackliga företrädare

Vision, Christina Johansson, tel. 023-821 10, mail: christina.johansson@falun.se

Övrigt

Du kommer få svara på urvalsfrågor när du skickar in din ansökan. Frågorna är ställda utifrån de krav som är uppsatta för tjänsten och dina svar kommer ligga till grund för det första urvalet.

Falu kommun använder kompetensbaserad rekryteringsmetodik och vi kommer i denna rekrytering tillämpa arbetspsykologiska tester som en del av urvalsmetoden för att säkerställa en inkluderande och rättvis rekryteringsprocess. Arbetsprov kan även komma att tillämpas.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. 

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Vid problem med att genomföra din ansökan är du välkommen att kontakta rekryteringscenter@falun.se

Kontaktinformation

Kristina Berg, Chef

Arbetsplats

 Falun