Konferenssamordnare, vikariat

Publiceringsdatum: 2026-02-27

Letar du efter anställning inom administration, ekonomi, juridik? Malmö Universitet är på jakt efter en skicklig administrativ assistent och du kan vara rätt person för jobbet. Malmö Universitet söker en medarbetare på heltid som vill arbeta 6 månader eller längre. Kan det vara du?

Platsen där jobbet finns ledigt är i Malmö. Malmö Universitet söker efter fler duktiga individer som vill arbeta som administrativ assistent. De har just nu ett ledigt jobb som administrativ assistent som kan vara av intresse för dig. Här är chansen att bli en del av Malmö Universitet och jobba som administrativ assistent! Ansök senast fredag den tjugonde mars 2026.

Jobbannons

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss! 

Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss   

Vi söker    

Konferenssamordnare, vikariat på 12 månader med start ungefär 2026-08-15.   

Innehåll och arbetsuppgifter    

I dina arbetsuppgifter ingår att förbereda, genomföra och följa upp olika typer av event, konferenser och möten med interna och externa deltagare.

Arbetet innebär allt från avstämningsmöten med uppdragsgivare, samordna internt stöd (t.ex catering och teknik), ansvara för att skapa konferens- och anmälningswebbsidor samt deltagarhantering. Du kommer också arbeta med iordningsställande inför samt att ge service och vara på plats under genomförandet.

Arbetsuppgifterna är varierade vilket kräver att du är flexibel och är beredd på att arbeta praktiskt när det behövs. 

I anställningen ingår också offert- och fakturahantering samt samordning av utvärderingar. Även andra arbetsuppgifter kan förekomma som t ex framtagande av nya rutiner då funktionen är under ständig utveckling.

Arbetstiden är för det mesta förlagd till kontorstid men det kan förekomma arbete på obekväma arbetstider.

Kvalifikationer    

Du ska ha eftergymnasial utbildning inom event management, service management, projektledning eller annan motsvarande utbildning. Du har vidare flerårig vana av att arbeta med event, konferenser och möten i en större organisation.

Universitetet befinner sig i en internationell kontext, vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska. Du har hög digital kompetens och det är meriterande om du har arbetat med konferenssystem t.ex Invajo Beyond.

Vi vill också att du har stor vana av att både jobba självständigt och i grupp.

Som person har du ett professionellt förhållningssätt, du är serviceinriktad och har god initiativförmåga.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.  

Arbetsplats  

Anställningen är placerad vid Ledningsstaben som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Ledningsstaben ansvarar för följande funktioner inom universitetet; konferensservice, servicecenter, registratur, arkiv och stöd till universitetsledningen. Vid ledningsstaben arbetar ca 20 medarbetare. Vår huvudsakliga arbetsplats är i byggnaden Nereus som ligger ca fem minuters gångväg från Centralstationen.

Konferensservice stödjer i planering och genomförande av event, konferenser och möten i Malmö universitets regi. Arrangemangen är främst i universitetets egna lokaler, men kan även förekomma utanför universitetet. Konferensservice består i dag av tre personer.   

Upplysningar    

Upplysningar lämnas av chef för Ledningsstaben paula.pragert@mau.se

HR-specialist Katarina Rodriguez Thunberg katarina.rodriguez-thunberg@mau.se

 Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.     

Ansökan    

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2026-03-20. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de skandinaviska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla: 

• Meritförteckning 
• Relevanta betyg och intyg 
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten 

Övrigt    

Anställningen avser ett vikariat på 100% för en person som är föräldraledig.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.     

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.     

Tillträde    

Tillträde i mitten av augusti eller enligt överenskommelse. Vikariatet är beräknat att vara under 12 månader.

Fackliga företrädare    

SACO: rebecka.johansson@mau.se

SEKO: anne.sundel@mau.se

OFR: lutfi.zuta@mau.se

Välkommen med din ansökan!